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活力向上ハンドブック

活力向上ハンドブック経営力アップのための70のビジネスメソッドと10の財務指標
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運営管理(経営情報システム・IT化)

業務の効率化を図るためにIT化を推進している

 IT(情報技術)の進歩には目覚ましいものがあります。さまざまな技術が登場しているだけでなく、機能の向上の一方で価格が急速に低下します。少ない人材で効率的に業務を行うには、そうしたITを積極的に活用することが不可欠です。

 中小企業の場合、ITというと多くの場合は情報システムを指し、会計業務や受発注、販売管理、在庫管理、生産管理などを中心に活用されてきました。これらの分野で活用を進めることも必要ですが、それだけでなく販売業務や生産業務、サービス業務など現場業務での活用を促進しましょう。直接部門での活用は利益に直結し、IT化の効果が大きい分野です。

 例えば商品の陳列効果を高めるために、商品の隣に薄型のディスプレイを置いて映像と音声で商品説明や取り扱い方法などをアピールすれば顧客から注目されます。小型のデジタルカメラを店内の目につくところに、商品と一緒に置けば物めずらしさを演出すると同時に、万引きやいたずらを防止する効果もあります。生産現場でもセンサーやスキャナーとコンピュータを結ぶことで進捗管理や品質管理などもできます。

 今日では、ソフトや情報システムは自社開発するのではなく、商品化されたパッケージを利用することが可能です。低価格であるだけでなく、ソフトの業務方法や管理方法に合わせることで業務改革ができます。さらにより高度な情報技術利用として、必要な機能だけ選択して開発者などからソフトウェア提供を受けて利用する「SaaS」や、インターネット上でグローバルに拡散した情報資源を使って、自社で必要な情報サービスやアプリケーションサービスを利用する「クラウドコンピューティング」も注目されるようになっています。

 ただいたずらにIT化すればよいものではありません。その経済的な効果を検証することも大切です。どんな効果が得られるのかを検証することは、その利用方法の見直しにもなります。そして効果が高いものはさらに活用を促進し、また周辺や前後のIT機器とネットワーク化して統合的に活用することも効果を高めます。

Case Study

IT投資はIT教育とセットで

 G社の取扱商品は約1万アイテムあり、さらにサイズや厚さなどが加わるので全体では数万点にも及ぶ。これだけ膨大な商品を管理するためには、強力な情報システムによる支援が不可欠になる。同社は積極的に情報化を推進しており、コンピュータの2000年問題が生じる前にハードを切換えて、能力の増強を図った。通常、同社の規模の場合、小型機のコンピュータを導入するのが一般的である。しかし大量のデータを処理しなければならない実体から判断して、中型機への投資を行った。システム更改時には、従業員をコンピュータ・ベンダーの研修施設に通わせて、操作を修得させた。(包装資材紙工品総合卸売・40人)

Step Up

(1)生産業務や販売業務、開発業務にITを活用している

 発達するITを直接部門で積極的に活用しましょう。開発やデザイン業務ではCADを用いることで、商品の形状や色などのデザインをさまざまな角度から検討できます。視覚に訴える立体的な表現さえ可能です。そのデータを活用して、比較的手軽にプロトタイプモデルを作成したり、そのデータを生産設備の稼働に利用することもできます。以前と比べて、直接部門に活用できるITが増加しています。新しい発想でITを活用し、それをインパクトに業務方法を変革していきましょう。

(2)IT化した業務についてはLANで結びデータの活用や統合的な業務を推進している

 IT化の効果を高めるには、関連業務のシステムを企業内でネットワーク化することです。データを相互の部署で利用することでデータ入力コストが低下します。それぞれのデータを結びつけて統合化すれば、業務処理が連続化され容易になります。1つのデータベースを多様に活用することで情報システムも簡素化されます。IT化によって情報の統合的な活用、データの相互活用などをめざしましょう。

 また今日、技術が進歩して社内のネットワーク構築も比較的容易になっています。有線LAN技術だけでなく無線LAN技術も発達しています。イントラネットを使用することで社内の部門間の壁を越えて最新の情報を共有することも容易になってきています。

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