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経営用語Q&A

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人材・組織

平成28年1月から運用が始まる「マイナンバー制度」をご存じですか?

当社は、金属加工業を営む従業員20名の株式会社です。
先日テレビでマイナンバー制度が始まるというニュースを見ましたが、当社のような小規模企業にどのような影響があるのか、よくわかりません。
制度の概要について教えてください。
マイナンバーとは、国民一人ひとりが持つ12桁の番号で、平成27年10月から市区町村より通知されます。平成28年1月以降、経営者自身の確定申告等の他、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続、源泉徴収事務にあたり、マイナンバーが必要となります。

社会保険の手続や源泉徴収票などにマイナンバーを記載することで、確認作業の無駄が削減され、行政手続を早く正確に行えるようになることや、給付金等の不正受給を防止できることが期待されています。

マイナンバーに紐づけられた、従業員等や家族の個人情報は「特定個人情報」とされ、下記のようなルールが定められています。
なお、現行の個人情報保護法では、小規模事業者は対象外とされますが、マイナンバーに関するルールは、規模に関わらず全ての事業者に適用され、小規模企業も例外ではないのでご注意ください。

(1) 取得・利用・提供のルール
・社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理するために必要がある場合に限って、従業員等にマイナンバーの提供を求めることができます。

(2) 補完・廃棄のルール
・マイナンバーは、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
・それらの必要がなくなり、法令で定める保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

(3) 委託のルール
・委託者は、委託先において、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要な監督を行わなければなりません。
・再委託は最初の委託者の許諾を得た場合に限りすることができます。

(4) 安全管理措置のルール
・特定個人情報の漏えい等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。

特に上記(4)の安全管理措置については、もともとISO等でリスクマネジメントを行っていない中小企業にとっては、ハードルが高い点があります。

まずは、下記リンク先の資料をご覧になり、特定個人情報の取扱いに関する規程の整備、人的安全管理(従業者の監督・教育)、物理的安全管理(施錠等)、技術的安全管理(アクセス制御等)に関する対応方法の概略を把握することをお勧めします。

そのうえで、具体的な対応方法について不明点等がありましたら、最寄りの商工会・商工会議所や東京都中小企業振興公社等、公的機関の窓口にてご相談ください。

詳しくは下記リンク先のPDFファイルをご覧ください。
「中小企業向け はじめてのマイナンバーガイドライン」
(特定個人情報保護委員会事務局)
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/270213chusho.pdf
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